PMOがプロジェクトに参画する上で意識してほしいことベスト５！！こんなPMOはイヤだ！

どーも。けお（@keo_tokyo）です。

今日は仕事（プロジェクトマネジメント）の話です。
プロジェクトによっては、PMO（Project Management Office)を設置する場合があります。
※PMOとは、わかりやすくいうとプロジェクトの運営を支援してくれる人です

設置するのは良いのですが、正直投入効果が見えないというか、役に立っていないというか。。。
（じゃあ、しなきゃいいきゃいいじゃんって思うかもしれませんが、ある程度の規模のプロジェクトだと適用せざるをえないのですよね・・・）

PMOの役割がファジーで、多岐に渡るから効果が見えないし使えないように見える部分もあるのですが、
プロジェクトの状況ごとに臨機応変に動いて役にたってくれさえすればよい！！というのが個人的な意見です。
そのためには言われたことだけ実施すのでなく柔軟に動いてほしい。（そもそも指示待ちなんて論外）

自分がPMとして不出来であることは置いておいて、
これまで一緒にやってきたPMOでこういうPMOが良い！！助かる！というのをまとめて見ました。

第５位　目的を理解して会議の調整が出来る、資料の印刷が出来る

単純に資料を印刷するだけ、会議を取るだけというPMOがいますが、それだけであればPMOでなくて良いです。

現状、プロジェクトがどういう状態でその会議は何をする会議で、その会議が終わると何がアウトプットとして出るのかまで理解してくれるていると助かります。

正直、計画どおりにはプロジェクトは進みません。当初予定していた会議をそのまま開催出来ないこともあります。
資料の印刷範囲から出席者までことこまかにPMがすべての指示出しできないので。
その時に、
現状の進捗状況は○○なので、この資料は印刷しなくて良いですよね。とか、
あっちの会議と入れ替えて先にこっちの結論出します？とかが言ってもらえるとPMとしては非常に助かります。
PMからその指示が出せれば良いのですが、計画が遅れた時点でそのタスクにまず向かって最初に計画していた部分のフォローがゴテゴテになることがあるので。

資料についても自分が読み手だったらどういう印刷状態が良いかを考えて言われたこと以上が出来ると「おっ」と思います。
例えば、A4で資料を印刷するのでなくA3で２アップで印刷した方がページをペラペラめくらなくて良いとか。
全部の資料をホチキスで止めるのでなく、最初の目次だけはいつでも見れるように別で印刷してホチキスドメしないとかですかね。

第４位　マクロが使える

マクロが使えると成果物の集計、進捗状況の集計で助かります。逆にマクロ使えませんって言われると・・・・。
自分でマクロ組むことも出来ます。が、PMがその作業に入ってしまうのはどうなんでしょう。（やるのはすごい楽しいので好きですけど！！
集計はメインの作業ではありません。その先の分析がメインです。なんならそこからの行動が最重要です。
なので、そもそもの集計に時間がかかってしまうようではプロジェクトを早いサイクルで分析出来ません。（進捗に間に合わないとか論外）

第３位　可視化出来る（する意識がある）

誰が何をどれだけもっているのか。
例えば、QAですが、
各プロジェクトメンバーが総量としてどれだけQAを持っていて、そのステータスはどういう状態で、かつ、遅延はしていないか？
課題が発生しているが全くその状況がわからない。なんとなく課題は解消されているようだが、総量がどのように推移し解消がされているか。
これも発生件数と消化件数をグラフにして可視化することで状況が見えます。
ワニの口のように広がっていれば課題の発生に対して解消が追いついていないことがわかります。
このようにデータをそのままとせず、それを可視化して「見える化」することが出来るとプロジェクトの状況の把握が行いやすくなります。
個人的には、
・発生管理・・・・・新規のQA,課題が発生していないか
・ステータス管理・・QA,課題の各ステータスの確認（未着手のまま対応されていないものがないか）
・遅延管理・・・・・対応中のままクローズされていないものがないか
という３つを意識しています。
こういった観点で現状を可視化して見える化することで皆即座に状況を確認し理解出来ます。
この観点をもってプロジェクトの状況を見える化していけるPMOだと助かります。

第２位　プロジェクトでやることを理解している

PMOを見ていると単なる作業者・管理者だけとして入っている人も少なくありません。
そもそも自分でプロジェクトを経験したことがない人もたまにいます・・・・
プロジェクトが何のためにやっていて、どういう対応をして、それをするとどうなるのかまで理解して
入ってくれるPMOはあまりいません。
これがないと単なる伝書鳩的な役割になりがちで、会議の内容も理解出来ないし議事録の記載も表面的なことのみになってしまいます。○○さんがこう言っていた
タスクの刈り取りもPMO部隊の上司に言われたから刈り取りに来ました。的な、それ今必要？みたいな課題とかは
プロジェクト俯瞰してここでなくて良いので期限調整しますねとかっていって動いてくれると助かります。

第１位　自分がPMだったらの目でプロジェクトを見てくれる

プロジェクトを「他人事」でなく、「自分事」として見てくれる。
これが出来るPMOには惚れます。一緒にプロジェクトやってて助かるなぁと思えます。
PMがテンパってたり、プロジェクトがうまく進んでいない時に「どうしましょうか？」とか、指示待ちとかでなく
一緒に考えてくれて、自分だったらこうするというのを出し、PMの思考を整理してくれたり、サウンディングボード
他人事でなく自分事としてプロジェクトを見て推進して一緒に推進して行こうという気持ちが感じられるだけでも
大分心強いです。

そういうPMOとはこれかも一緒に仕事していきたいなって思えますね。

まとめ

と書いてみたが正直ばーっと最近の不満？を書いてみました。
PMOにはコンサルが入る場合もありますし、開発したことのあるひとも入りますが
コンサルの中でも上の５つが出来るひとは限られてますね。
特に若手の子なんかは、偉そうな伝書鳩的みたいになってたりして・・・
自分だったらどうします？って聞いてアイデア出して一緒に考えられるのはその１、２割ぐらいなイメージですね。