指示の出し方でプロジェクトの進み方は大きく変わる。基本編

どーも。けお（@keo_tokyo）です。

プロジェクトではPMがすべてのタスクを出来るわけではないので（当たり前）、各チームに指示出しをしてプロジェクトを前に進めて行きます。
指示の出し方１つでプロジェクトの進み方は大きく変わります。指示をうまく出しプロジェクトの成功可能性も高くしましょう。

プロジェクトを前に進めるために必要な指示の出し方について説明します。（自分も出来ていないですけど(´・ω・`)）

基本編

相手に腹落ちさせる（背景・目的・理由を伝える）

相手が指示に納得・理解をせずに作業をした場合と、納得し理解して作業をした場合ではどちらの方が結果が良くなるでしょうか。
もちろん後者です。

・背景・目的・理由を説明しなかった場合
相手は自分の作業が全体のどこに位置づけられ何のためにやっているかわからない
→取り敢えず調べる
→納得出来ていないのでやらされ感が強く生産性も悪い
→背景や目的がわからないので他に考慮すべきものもわからない
→お互い不幸！！

・相手が背景・目的・理由を理解している場合
相手は自分の作業が全体のどこに位置づけられているかが理解出来、納得して仕事を進められる。
→納得しているのでやらさせ感がなく、そこからの自発性な動きを期待することが出来やすい
→ゴール・意図を理解しているのでその他考慮すべきことの想像力が働きやすい
→その他同様に考慮すべきことも考えることが出来る（その指示をモデル化して、他の事象にも当てはめることが出来る）
→お互い幸せ！！

期限を設ける

期限を設けない場合、その仕事はダラダラとするでしょう。
期限は、基本的にはベストエフォートで設定します。それは、学生症候群やパーキンソンの法則の法則を意識しているためです。
ベストエフォートで設定することでまず着手が早まります。実際に着手してみるとその作業を完了するのに必要なタスクイメージが出来ます。そうすると期限でできそうかできなさそうかがわかります。着手が遅くなるとそれすらわかりません。
なので期限は厳し目だけど、一旦これで進めてみて着手してもらってダメそうなら期限を調整しましょうといって任せています。

責任者を明確にする

指示出しというよりかは、みんなで議論した時に出た課題の処理の仕方ですかね。
これやらなくちゃねー的な話になり、あれ結局誰がやるんだっけ？みたいな感じになり、あれ結局どうなった？とかよくありがちです。（先輩とか担当者にしづらくてなったり）
その課題が解決しないと被害が被るチームを責任者にしまう。
これ解決しないと●●チームプロジェクト進まないですよね？みたいな言い方で。
全体的な課題の場合は、PM責任者にしてしまいますが、本当はそれもチームに落とした方が良いのでしょうかね。（いつも迷います。PMがタスクもってアップアップになると本末顛倒なので）

アウトプットイメージを共有する

紙でもExcelでもホワイトボードでもなんでも良いのでイメージの共有を図りましょう。
出来上がったらまったく意味わからない資料だった。みたいなことになってしまうのを防ぐためです。
ある程度センスのある人であれば、共有しなくてもそれなりのものが出来上がりますが、全員がそういう動きを出来るわけではありません。
特に作業者マインドが高い人には、具体化したアウトプットイメージをだしましょう！

方向性を確認する（またはさせる）

これはアウトプットイメージを出した後に途中経過確認ですかね。
６割で確認を意識しています。ただ、組織の文化によっては全部できあがってからもってこいみたいな人もいるので相手によって難しいです。
個人的にはアウトプットイメージ共有して、６割で方向性確認して進めたいですけどね・・・。

アウトプットイメージが出しきれないけど進めたい時

忙しくなってくるとやらなくちゃいけないけど、具体的なアウトプットイメージを出しきれないけど進めたいときがあります。
本当はやっちゃいけないんでしょうが、現場力に頼ってしまいます。
PMがその作業の全体をイメージしてアウトプットイメージを作れればよいのですが、アウトプットイメージを出すのに実際にいろいろな作業とかをしてみる必要がある場合とかは、自分がクリティカルパスになってしまうので・・・。どうするのが正解なのだろうか。